Dans un premier temps, vous devez définir l’objectif de votre événement ainsi que de votre communication. Pour rappel une bonne communication vous permettra de créer une connexion entre vous, l’organisateur, et votre public cible.
Selon votre objectif, vous allez susciter des émotions différentes, comme l’enthousiasme, puis mobiliser la participation et garantir le succès global.
Si l’objectif est de promouvoir une cause, la communication doit mettre en avant les valeurs et les bénéfices sociaux associés à l’événement. Pour des événements commerciaux, la communication doit souligner les avantages, les opportunités de réseautage et les retombées professionnelles. Quel que soit l’objectif, une communication claire et stratégique permet d’optimiser la visibilité, d’attirer l’attention du public cible et de maximiser l’impact positif de l’événement.
Dans un second temps vous devez penser au timing (ni trop tôt, ni trop tard) alors très important : il est impératif d’établir un rétro-planning et définir les tâches et informations à diffuser prioritaires. En planifiant soigneusement le déploiement de vos messages, invitations et annonces, vous allez créer une dynamique croissante et maintenir l’attention de votre public cible. En somme, bien gérer son timing vous permet d’optimiser votre organisation et votre gestion des tâches et surtout maintenir l’engagement de vos participants.
Votre objectif et votre timing sont définis, avez vous bien pensé à votre cible ? Vous devez absolument la connaître pour adapter votre message et les moyens utilisés. Rapide exemple : si cela concerne un événement grand public, vous pouvez tout à fait compter sur l’audience d’influenceurs pour développer votre visibilité. Dans ce cas, il sera très important de bien les cibler pour ne pas manquer votre public et la portée de vos messages.
Enfin une identité graphique propre à l’événement est ultra importante, par exemple si cela s’inscrit dans une série de moments, il faut qu’elle soit cohérente avec les suivantes ou précédentes. Le participant doit rapidement identifier le message ou l’objectif de votre événement, vous pouvez alors utiliser des photos ou vidéos de qualité si cela appuie votre message.
La communication se passe “après” également avec notamment un mail de remerciements, un debrief, un partage de photo mais aussi en prenant les retours de ces derniers. Incitez-les à partager leurs avis et retours, des avis positifs et témoignages à communiquer seront un plus pour la prochaine édition. Les retours permettront d’évoluer et d’améliorer le contenu de votre événement !
